La loi du 02.06.2010 a changé en 2010 fondamentalement la manière que le syndic met les coordonnés des copropriétaires à disposition d'autres intéressés éventuels.
Pour les articles du Code Civil changés dans ce contexte voir le sujet Liste des coordonnées des membres de l’AG depuis le 01.09.2010 du forum de PIM.
Pour les articles du Code Civil changés dans ce contexte voir le sujet Liste des coordonnées des membres de l’AG depuis le 01.09.2010 du forum de PIM.
Le syndic d’ACP doit dorénavant tenir:
- Une liste des membres de l’AG (Art. 577-8 §4 16° CC), appelons-le « la liste des membres de l’AG »
- Une liste des personnes avec des droits réels ou personnels (Art. 577-10 §1er/1 2° CC), appelons-le « la liste des ayant droits »
Le membre
de l’AG peut se trouver sur la liste des ayants-droits, mais ne le doit pas.
Accessibilité permanente:
La liste des membres d’AG devra être accessible aux membres de l'AG à tout moment selon les dispositions statutaires (si les statuts sont coordonnées), l'accès doit être préalablement demandé (= demande enregistré, éventuellement par voie éléctronique).
La liste
des ayant droits devra être accessible de même manière aux membres du conseil
de copropriété et éventuellement le commissaire aux comptes, l’accès doit être enregistré.
L'attention est attiré sur les faits suivants:
L'attention est attiré sur les faits suivants:
- Les deux listes ne peuvent être accessibles à personne d'autre, sauf sur ordre d'un juge compétent ou éventuellement l'autorisation explicite et préalable de l'AG. C'est aux statuts (coordonnés) de reprendre les obligations du membre de l'AG, qui reçoit une copie de cette liste.
- Comme une adresse e-mail est une coordonné, elle peut aussi être comuniqué par le syndic ET utilisé par les autres membres de l'AG et/ou membres du conseil de copropriété.
- Si la firme du syndic tient une seule liste pour tous les ACP dont il
est le syndic de l’ACP, il doit avoir selon moi au moins l’autorisation
préalable de la Commission concernée.
Lire entre autres : Avis d'initiative concernant quelques applications de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel en matière de copropriété forcée, www.privacycommision.be , 11.06.2008
Droit du propriétaire d’un lot privatif et copropriétaire des parties communes
« Dans une copropriété, chacun est titulaire d’une propriété privative et de droits indivis en copropriété accessoire et forcée. »
Source : Gilles Carnoy : « Peut-on être voisin dans la même propriété ? », www.gillescarnoy.be , 26.10.2014.
Droit réel
« Un droit réel étant un droit qui porte directement et nécessairement sur une chose, et qui permet de retirer de cette chose, tout ou partie de l’utilité qu’elle comporte. »
Source : Eric Boigelot e.a., « Comment optimiser l’acquisition d’un immeuble ? Usufruit, emphytéose et superficie », www.droitbelge.net, extrait du 08.03.2015.
Droit personnel
« Le droit personnel est le droit d'exiger d'une personne une obligation quelconque. »
Source : « Droit personnel », Wikipedia, extrait du 08.03.2015.
Exemple concret qui fonctionne comme la loi l'impose
Prenons une
ACP avec en 2015:
- 250 membres de l’AG
- 150 personnes avec un droit réel, mais sans droit de vote à l’AG
- 300 personnes avec un droit personnel
- Un conseil de copropriété avec 6 membres
- Un commissaire aux comptes 2014
- Un commissaire aux comptes 2015
- Un commissaire aux comptes 2016
Les listes à tenir par le syndic sont:
- La liste des membres de l’AG comprendra 250 noms, à adapter sur base d’une déclaration
- d’un copropriétaire (pour démettre son membre de l’AG)
- par tous les CP des lots concernés (pour nommer leur membre de l’AG).
- La liste des ayants droits comprendra 150+300 = 450 noms, à adapter sur base d’une déclaration d’un membre de l’AG pour les ayants droits du/des lots qu’il représente.
- La liste de personnes avec accès autorisé du type « extranet » comprendra
- 9 noms de copropriétaires (6 CdC & 3 commissaires)
- 5 noms de préposés de la firme du syndic (gérant, gestionnaire, assistant du gestionnaire, comptable, gestionnaire litiges assurances)
Le syndic aura un logiciel qui gère entre autres
- Les coordonnés des personnes concernées
- L’accès « extranet » personnalisés aux données par les membres de l’AG, les mandataires de l’ACP et les préposés du syndic (logbook avec quoi et quand).
- l'accès aux données comptables des membres de l'AG
- les sous-comptes comptables de leur lots privatifs (appartement, garage, cave, ...)
- les sous-comptes comptables de leur quote-part du fonds de roulement et du fonds de réserve.
Le réglement de copropriété prévoit:
- que le syndic choisit et impose le formulaire à utiliser par le membre de l'AG pour lui annoncer par lettre ou voie électronique un changement des droits réels et/ou personnels. Ce formulaire doit comprendre en un langage compréhensible les changements à communiquer au syndic (qui, quoi, quand, comment ...);
- que les mandataires de l’ACP qui ont un accès immédiat et complet aux deux listes (ainsi que les préposés du syndic qui gèrent cette liste) doivent signer avant d’entrer en fonction, une clause de confidentialité, qui détermine aussi les sanctions en cas de non-respect de cette clause;
- que le nom sur les boîtes aux lettres, la sonnette à l'entrée principale et à la porte d’entrée de l’appartement ne peut être changé que par le syndic après remise/envoi du formulaire "changement d'ayant-droits";